Fortegnelse over behandling af personoplysninger i Videbæk Gymnastik- & Ungdomsforening

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i: Videbæk Gymnastik- & Ungdomsforening, Rosenalle 17, 6920 Videbæk – CVR 30596919

Dato for seneste ajourføring af dokumentet: 25/06-2026

1. Hvem har ansvaret for databeskyttelse i VGU?

Følgende bestyrelsesmedlemmer:

2. Hvad er formålene med behandlingen?

  • Varetagelse af medlemsforhold og trænere og lederes forhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning
  • Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven samt indberetning ved turneringsadministration til idrætsorganisationer
  • Indhentelse af børneattester
  • Udbetaling af løn, godtgørelser og skatteindberetning

3. Hvilke personoplysninger behandler VGU?

Almindelige personoplysninger:

  • Navn
  • Mailadresse
  • Telefon
  • Adresse
  • Køn
  • Fødselsdato

Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

  • CPR-numre

4. Hvem behandler VGU oplysninger om?

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:

  • Medlemmer
  • Ledere
  • Trænere

5. Hvem videregives oplysningerne til?

  • Almindelige personoplysninger om medlemmer, ledere og trænere videregives til DGI og specialforbund under DIF, når vi i foreningen har en berettiget interesse heri
  • Ved indhentelse af børneattester videregives CPR-nummer til politiet. Herudover videregives personoplysninger i form af CPR-nummer, oplysninger om strafbare forhold til DIF og DGI, hvis en børneattest har anmærkninger

6. Hvornår sletter VGU personoplysninger i foreningen?

  • Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i op til 1 år efter tilhørsforholdets ophør. Almindelige personoplysninger om ulønnede ledere og trænere opbevares i op til 1 år efter virket er ophørt. For lønnede ledere og træneres vedkommende opbevarer oplysningerne i op til 5 år efter arbejdets ophør.
  • Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt.
  • CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb
  • Børneattestoplysninger opbevares, så længe personen fungerer i sit virke

7. Hvordan opbevarer VGU personoplysninger i foreningen?

Vi opbevarer alle personoplysninger i foreningen på de i pkt. 1 nævnte personers computere, som er beskyttet af password, som kun de i pkt. 1 nævnte personer kender til.

8. Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden?

Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.

Vi dokumenterer alle brud på følgende måde: Vi logger alle uregelmæssigheder.

9. Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer?

Vores IT-system kan foretage automatisk sletning.